viernes, 31 de octubre de 2014

Tenemos los canales, ahora ¿Que comunicamos?

Por Luis Alberto Climenti

En el articulo anterior analizamos La importancia de la gestión de la comunicación en las organizaciones. Ya tenemos la estructura comunicacional en la organización, pero ahora ¿Qué comunicamos?.

Una estrategia, como motor de comunicacional, puede ser buscar empleados que inspiren al resto. La búsqueda de la excelencia en líderes inspiradores dentro de la organización. Que comuniquen con sus acciones y sean apoyados por los gestores de la comunicación. Trabajar en equipo con estos empleados y que sean ellos el motor motivacional. Trabajar para que todos los empleados se sientan parte de un todo. Los líderes guiarán al resto. 

Los lideres inspiradores son personas orientadas a los objetivos de la empresa e identificadas con la misión, visión y valores. La pasión puesta en la cotidianeidad. El desarrollo de líderes inspiradores nos puede servir como una estrategia para desarrollar y potenciar la excelencia de la Organización en los ámbitos internos y externos. Lideres motores de comunicación.

Los líderes inspiradores fomentarán la predisposición hacia el aprendizaje y el cambio en la organización. Ofrecen respuestas positivas a fin de generar un buen ambiente de trabajo. Una mentalidad positiva orientada a la mejora continua de los procesos. Brindan y fomentan la competencia interna y tolerancia al fracaso. Generan comportamientos y actitudes constructivas ante los conflictos. Trabajan desde la comunicación para que todos los empleados tengan un alto estándar en su trabajo.

Un empleado a gusto, que se sienta parte de la organización, beneficiará el trabajo en general y el clima interno. Esto puede ser posible si los mismos se encuentran informados y escuchados. Si se sienten parte. Si conocen los distintos entramados de la compañía, su filosofía, su misión, sus valores, su estrategia, su organigrama; conocer la empresa los hace sentir parte de ella y consecuentemente posibilita que den todo de sí mismos. Ese es trabajo de la Dirección de la organización a través del gestor de la comunicación.

La comunicación interna se utiliza para transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la Dirección y los diferentes sectores de la empresa.

El Dr. José Álvarez Marcos de la Universidad de Sevilla menciona que “la comunicación interna también persigue otros fines u objetivos como: la mejora de la imagen de la organización entre los propios empleados, el conocimiento de la realidad empresarial (nadie quiere lo que se desconoce), la cohesión laboral, el fomento de la cultura corporativa, la amortiguación del rumor, el abordaje de situaciones de crisis, incentivar la innovación, la calidad del proceso productivo y, de forma especial, el éxito de los cambios internos. Además, la comunicación interna satisface el derecho a la información y la libertad de expresión de los empleados. Esto también forma parte de la motivación de los empleados.”

La palabra es el  medio que transporta significados. Es un canal transmisor de cultura por excelencia. Entendiendo cultura por el conjunto de significados compartidos por un grupo humano y como cultura organizacional (en particular) al conjunto de significados que comparten y se promueven en las organizaciones.

La relación que las organizaciones construyen con sus empleados es dinámica y compleja. La empresa establece las condiciones y pautas de trabajo en una relación laboral; pero los empleados pueden elegir si quieren ser parte o no. ¿Qué es lo que hace que una persona quiera pertenecer a una empresa? La identificación es el comienzo de la respuesta. El sentido de pertenencia. La función del gestor de la comunicación es reforzar la identidad organizacional y crear ese sentido de pertenencia. La comunicación profesional es un instrumento eficaz que las organizaciones pueden utilizar para incluir y compartir con todos sus miembros la dirección del negocio.

Es aconsejable detectar, desarrollar y reforzar elementos diferenciadores dentro de la empresa. Reforzar con estos elementos la cultura de la compañía. No es aconsejable  utilizar recetas preestablecidas. Hay que pensar un traje a medida. Si logramos obtener un elemento diferenciador genuino será más duradero y fácil de poner práctica.


Aprender De Nuestros Errores

Todos nos equivocamos y las empresas no están exentas a esta regla. Podemos realizar un Manual de Aprendizaje que refleje y analice las fallas, errores u omisiones en el trabajo diario. El manual de aprendizaje nos permitirá evaluar lo sucedido, aprender de los errores y trabajar para no volver a cometerlos. Una bitácora de viaje organizacional. De esta forma nos aseguramos que la experiencia queda en la Organización. Queda en el todo y en las partes al mismo tiempo. 

Podemos desarrollar un sitio de consulta abierto de manera que, si tenemos un problema o un potencial conflicto, podamos evaluar si ese problema alguna vez existió y como se resolvió. Las experiencias muchas veces quedan en las personas, con esta herramienta podemos darle categoría organizacional al conocimiento. Esta acción beneficiará el trabajo diario de todos los empleados. El conocimiento también se comunica.

Las métricas también son Importantes.

Todo lo que se mide, puede mejorar. Se recomienda la realización de auditorias periódicas de comunicación y reputación. Si no medimos tendremos la ausencia de datos sobre la percepción de nuestro trabajo o de la empresa. No conoceremos que tan valorada es la organización interna y externamente. Todas nuestras acciones son medibles. Hay que medir y mejorar.

Lo importante es gestionar la comunicación de manera profesional. Buscar los efectos deseados en nuestro público. El trabajo de un gestor de la comunicación no debe limitarse solo al envío de mera información. El desafío está planteado.

jueves, 30 de octubre de 2014

La importancia de la gestión de la comunicación en las organizaciones

Por Luis Alberto Climenti

Las comunicaciones avanzan y la inmediatez es un atributo de los tiempos que corren. Muchas organizaciones no cuentan con un trabajo profesional en materia de comunicación. No todas las organizaciones gestionan sus comunicaciones.

Muchas empresas manejan canales de "información". No hay un ida y vuelta entre la organización y los empleados.  
 Recordemos que la comunicación es bidireccional. Sería mejor pensar en gestionar la comunicación de manera integral. Elaborar mensajes pensados estratégicamente. Existe una relación de estimulo y respuesta en los mensajes estratégicos.

El punto de partida será realizar un análisis de situación y un posterior diagnostico que nos permita conocer cuál es nuestra situación inicial. Es necesario realizar el diagnóstico basado en las dimensiones cualitativas y cuantitativas, que incluya a nuestros públicos. Primero debemos realizar un mapa de públicos, a fin de determinar los diferentes actores con los que la empresa interactúa. Esto colaborará a trabajar de manera segmentada y ordenada, integrando un objetivo estratégico común.

Investigar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la empresa en cuestión. Identificar estas cuestiones nos ayudarán a determinar las acciones a seguir.

Realizar entrevistas individuales a todo nivel, Focus Group y encuestas de clima organizacional. En todos los niveles y sectores de la compañía.

Investigar todo lo que esté a nuestro alcance sobre la empresa. Notas de prensa, entrevistas a la comunidad, información en internet, ex-empleados, misión, visión, valores corporativos. Conocer a fondo la filosofía de la empresa. Evaluar la comunicación formal y la comunicación informal que maneja la organización. Toda la información recolectada nos permitirá elaborar nuestro diagnostico. Nos brindará un ADN Corporativo. Esto ayudará a gestionar nuestros mensajes.

Las personas prefieren las historias

Es importante contar la historia de la organización. Esto permitirá articular un mito fundador. Una historia con valores y atributos simbólicos. Colaborará en contarle al mundo brevemente lo que la empresa es y lo que quiere ser. Resaltar los valores y atributos, elegidos estratégicamente. Representar una idea en la mente de nuestros públicos a través de la gestión de la comunicación. Es mucho más fácil recordar una historia que recordar información suelta.  

La historia debe estar íntimamente ligada a la misión, la visión y los valores corporativos. Todo lo que la organización comunique tiene que tener una referencia directa a estas cuestiones. Son las que marcan el rumbo de la empresa.

Luego, hay que trabajar para que los empleados se apropien de la historia y sean quienes la cuenten desde su propia experiencia. Hay que trabajar desde la comunicación para crear y fortalecer el vínculo.

Creación de un Manual de Comunicación

Es necesario contar con un manual de comunicación corporativa que brinde los aspectos concretos de la comunicación de la empresa. Un manual que organice y estandarice los elementos básicos de la comunicación apoyado en el manual de identidad visual.

Adaptando el modelo de Justo Villafañe, podemos gestionar profesionalmente la comunicación. El manual formaliza la política de comunicación de la empresa. Afianza un estilo propio que identifica y diferencia a la organización. 

Esquematiza y organiza la comunicación. El manual apunta a estandarizar las comunicaciones de la empresa.

El manual debiera contener, como mínimo, la siguiente estructura:

a) Plan estratégico de Imagen Corporativa
b) Responsables de la comunicación
c) Normas generales de comunicación
d) Mapa de públicos
e) El plan anual de comunicación 

Canales De Comunicación

Además del manual de comunicación, será interesante establecer canales formales de comunicación interna desde donde se puedan emitir los mensajes de la Dirección, las políticas de la compañía, el reconocimiento a los empleados y los contenidos, entre otras cuestiones.

Un canal de comunicación es una herramienta estratégica que afianza los vínculos de la organización con sus empleados y colaboran con la estrategia de la compañía.

Los objetivos de la comunicación nunca serán efectivos si no forman parte de una amplia estrategia comunicativa que englobe también la Comunicación Externa. Tanto la comunicación interna como la externa deben tener coherencia.

Podemos desarrollar, dependiendo de la envergadura de la compañía, redes sociales corporativas. La gestión de estas redes nos ayuda a afianzar los vínculos entre los empleados. La empresa puede utilizar este canal para reforzar la cultura organizacional. Todos los empleados de la empresa pueden ser gestores de la comunicación mediante esta herramienta.

Las herramientas de comunicación deben ser pensadas estratégicamente y a medida de la organización con la que trabajamos.

A continuación, realizaremos un punteo sobre algunas herramientas de comunicación interna existentes. Las podemos utilizar para establecer los canales de comunicación formal de la empresa:

- Intranet
- Mails Informativos
- Revista digital
- Redes Sociales Internas
- Reuniones
- Código de Ética
- Políticas de la empresa
- Revista interna (impresa)
- Jornadas de puertas abiertas
- Congresos, charlas y seminarios
- Tablón de anuncios
- Teléfono de atención personalizada
- Reuniones con la Gerencia y la Dirección
- Desayunos integradores de trabajo
- Buzón de sugerencias

Palabras finales

Las empresas pueden seguir creciendo aún. No importa que tan grande sean. Podemos hablar de grandes corporaciones o de una pequeña empresa. Todas las organizaciones pueden despertar la admiración de sus clientes y empleados. Todas las empresas pueden gestionar su comunicación. Podemos comenzar trabajando de manera ordenada, planificada, eficiente y gestionando profesionalmente las comunicaciones. Trabajar las variables que fuimos comentando y haciendo foco en las buenas prácticas de comunicación, la planificación y la mejora de procesos.

Si potenciamos la relación entre la empresa y sus grupos de interés, sin dudas, llevaremos a la organización a un nivel superior. Todas las empresas están compuestas por personas, estas se relacionan entre si y con la empresa. Es una gran red de vínculos. Podemos colaborar reforzando estos vínculos. Colaborar en generar negocios y relaciones duraderas.


Si te intereso el artículo, te invito a leer Tenemos los canales, ahora ¿Que comunicamos?
 

  
Bibliografía Consultada

Razón y palabra. Revista electrónica especializada en comunicación. N°56, abril-mayo 2007
Seitel Fraser. Teoría y práctica de las Relaciones Públicas, Traducción Yago Moreno, Edit. Pearson, S.F.
Villafañe Justo. Quiero trabajar aquí. Pearson Educación S.A., Madrid, 2006
Justo Villafañe. La gestión profesional de la imagen corporativa. Ediciones Piramide.
James Grunig – Todd Hunt. Dirección de Relaciones Públicas. Gestión 2000
Tamara J. Erickson y Lynda Gratton. Qué significa trabajar aquí. Harvard Business Review
Alejandro Formanchuk. La gente no renuncia a su empresa: renuncia a su jefe. Entrevista a Tim Sieck.